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组织高规格活动,别人不会告诉你的五大关键点!

2020-02-11
导读:疫情防控期间,严禁聚集活动。但疫情过后,会展活动行业定会反弹,需求量爆发式增长。此时,您恰好可以静下心来对以往的活动做个总结,思考如何改进,并学习一些新知识点。比如这篇文章,相信会对您组织高规格活动产生一定的帮助。
  当您把活动举办地定在英国威斯敏斯特中央大厅(Central Hall Westminster)之时,注定了活动的曝光率会得到极大的提高,因为您选择的是伦敦市中心最大的会议和活动中心,曾经举办过众多世界性重大活动,接待过无数名人。在这儿直播的印度总理莫迪的演讲、BBC跨年演唱会等总能吸引全球数百万乃至上亿人观看。


 
  无论是国际会议、展览,还是现场音乐会、慈善晚宴,要想把这场广受关注的高规格活动办得有声有色、别开生面,一定要注意以下5个关键点:

1、关键是要选对场地
  活动场地的地理位置要优越,空间要够大且灵活,视听设备要完善,技术要过硬,甚至场馆建筑本身要有特色,才能加深参与者的印象。威斯敏斯特中央大厅就是您的最优选择!如果您在筹备电视节目,还需要站在观众的角度来考虑设施的选择,最好可以准备一个单独的候播间来安置候场观众。

2、沟通是最重要的一环
  组织高规格活动非常考验一个人的沟通能力。首先,活动经理必须记录下每场活动的个性化需求,然后具体问题具体分析。活动经理还充当着活动各方(客户、制作公司、设施管理团队、餐饮供应方、安保人员)的沟通纽带,一定要定期与各方面对面沟通,沟通好了,事半功倍。请充分利用社交媒体的便利性,它可以方便大家随时随地参与沟通。如果活动邀请了皇室成员和政治要员参加,办事更需谨慎,必须加强团队内部的细节沟通,确保所有事项都已检查和确认完毕。

3、罗列任务清单可保活动井然有序地进行
  如果您不习惯使用纸笔记录,没关系,项目管理工具Monday.com和在线文档Google Docs等可以帮助您有效地创建任务清单、分配任务、通知活动人员和共享文件,以确保所有人都能信息同步并进度一致。制作大型电视节目时,需要用到大量的电子设备,所以您需要考虑到是否准备发电机来辅助供电或防止突发断电等客观因素。有些活动则需要外联部与当地政府部门沟通,安排停车和交通管制。

4、必须制定应急预案
  制定一份完善的应急预案,可以为活动突发事故或公司声誉增添一份保障。威斯敏斯特中央大厅配备专业的安保团队,并与伦敦警察厅及其他相关机构保持密切联系,能够帮助您制定各种应急预案。应急预案一旦启动,身处中央大厅内的所有人员都能第一时间得到通知,医疗和安保团队也会在必要的时候给您提供帮助和建议。

5、从活动分析和客户反馈汲取经验
  任何活动都会有出错的可能性。建议您在活动结束后征求客户或参与者的反馈意见,并进行详细的活动情况汇报,分析出错之处,讨论哪些方面还可以加强或改进,这将避免您下次活动再度失误,使活动更加顺利和成功。
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